Dysgu a Gweithredu – ein taith hyd yma wrth wneud ymchwil defnyddwyr ar gyfer yr Ardoll Ymwelwyr

Post gan Sarah, Ymchwilydd Defnyddwyr, Awdurdod Cyllid Cymru

Rwy’n ymchwilydd defnyddwyr ar brosiect Ardoll Ymwelwyr Awdurdod Cyllid Cymru, a fy ngwaith i yw cynrychioli llais y defnyddiwr. Mae hyn yn bwysig iawn i mi. Mae’n hollbwysig bod fy nghydweithwyr yn gallu meddwl o safbwynt defnyddwyr a blaenoriaethu eu hanghenion.

Ond beth mae hynny’n ei olygu yn ymarferol?

Read this page in English

Rwy’n cynllunio ac yn cynnal gwaith ymchwil gyda phobl sy’n defnyddio ein gwasanaethau. Mae hyn yn helpu ein timau i ddeall y defnyddwyr, eu hanghenion a’r heriau maen nhw’n eu hwynebu. Bydd y wybodaeth yma’n cael ei defnyddio wedyn i lywio sut rydyn ni’n dylunio, yn adeiladu ac yn gwella ein gwasanaethau dros amser.

Ar hyn o bryd, rwy’n cynllunio fy nawfed rownd o waith ymchwil defnyddwyr, ac wedi siarad â thros 35 o wahanol ddarparwyr llety ledled Cymru.

Dydyn ni ddim wedi llwyddo i gyrraedd pob grŵp eto – ond rydyn ni’n gweithio ar y peth. Marathon, nid sbrint, yw gwaith ymchwil defnyddwyr. Y nod yw adeiladu dealltwriaeth ddofn o’n defnyddwyr, gan ddatgelu gwybodaeth a fydd yn ein helpu i ddylunio gwell cynnyrch yn y dyfodol.

Y man cychwyn

Wrth gwrs, gall sgyrsiau am yr Ardoll Ymwelwyr fod yn emosiynol i bobl. Rydyn ni’n deall hynny. Felly, gyntaf oll roeddwn i eisiau deall mwy am y bobl a fyddai’n defnyddio’r gwasanaeth hwn, ac am y ffyrdd maen nhw’n rhedeg eu busnesau.

Bues i’n siarad â darparwyr llety yn uniongyrchol, cyn i unrhyw brototeip, dyluniad na datrysiad gael ei ddatblygu. Fe wnes i annog cyfranogwyr i siarad yn agored ac yn onest gyda mi. Roedd creu lle diogel i siarad yn golygu bod pobl yn dweud mwy na dim ond yr hyn yr oedden nhw’n feddwl yr oeddwn i eisiau ei glywed.

Yr hyn rydyn ni wedi’i ddysgu

Mae’n anodd iawn mesur faint o bobl sy’n aros mewn llety

Dydy llawer o ddarparwyr llety ddim yn gwybod yn union faint o bobl sy’n aros yn eu heiddo bob nos. Fel arfer, dydyn nhw ond yn gwybod beth yw’r ffigwr adeg yr archeb.

Dywedodd rhai darparwyr nad yw’r nifer sydd wedi’i nodi ar archeb yn adlewyrchu’r gwirionedd bob tro. Efallai y daw mwy o bobl i aros, efallai daw llai, ac ambell dro fydd y gwesteion ddim yn cyrraedd o gwbl. Ac os nad yw’r perchennog yn byw ar y safle, mae gwybod hyn yn anoddach fyth.

Mae amser yn werthfawr

Mae darparwyr llety ymwelwyr yn bobl brysur!

Mae rhedeg y math hwn o fusnes yn heriol. Mae llawer o ddarparwyr yn gorfod cydbwyso llawer o waith dros oriau hir. Mae rhai hyd yn oed yn gwneud swyddi eraill yn ogystal â rheoli eu heiddo. Mae eu hamser a’r cyfrifoldebau’n niferus: rheoli archebion, gwaith gweinyddol, ymateb i ymholiadau, a gwaith hyrwyddo ar y cyfryngau cymdeithasol.

Deuai’r pwysau yma i’r amlwg yn aml yn ystod sesiynau ymchwil. Byddai’r ffôn yn canu a negeseuon yn cyrraedd, neu efallai byddai contractwr sy’n gweithio ar y safle yn galw mewn i gael gair.

Mae defnyddwyr angen rhybudd ymlaen llaw

Mae ddarparwyr llety angen gweld yr hyn sy’n dod ymhell ymlaen llaw. Mae cyfathrebu’n gynnar yn rhoi amser iddyn nhw baratoi. Mae’n eu helpu i ddeall yn union pa ddata sydd ei angen, sut i’w gasglu, a phryd y mae angen ei gyflwyno. Rydyn ni’n gwybod bod llawer ohonyn nhw’n cael rhai tymhorau prysur iawn, felly mae rhybudd ymlaen llaw yn rhoi cyfle iddyn nhw ymdopi â newid pan fydd ganddyn nhw fwy o amser.

Sut rydyn ni wedi defnyddio’r wybodaeth

Fe wnaeth y gwaith ymchwil defnyddwyr amlygu pa mor bwysig yw symlrwydd.

Dywedodd cyfranogwyr y bydden nhw’n debygol o golli diddordeb yn y broses pe bai’r gwasanaeth yn teimlo’n rhy gymhleth neu’n cymryd gormod o amser. Mae llawer o fusnesau eisoes wedi’u llethu gan ofynion gweinyddol. Does ganddyn nhw ddim amser i fewnbynnu swmp mawr o ddata ar ben eu llwyth gwaith arferol.

Fe wrandawon ni ar hynny, a phenderfynodd y tîm newid ein dull yn llwyr.

Fe benderfynon ni ganolbwyntio ar gasglu data hanfodol yn unig, er mwyn symleiddio taith y defnyddiwr. O ganlyniad, rydyn ni wedi dylunio gwasanaeth mwy greddfol, ac mae canlyniadau’r profion hyd yma wedi bod yn gadarnhaol hyd yn hyn.

Beth nesaf

Mae llawer o nodweddion dal angen cael eu dylunio, felly byddwn yn parhau â gwaith ymchwil defnyddwyr er mwyn gweld a yw’r hyn rydyn ni’n ei adeiladu yn gweithio iddyn nhw. Ond allwn ni ddim gwneud hynny heb fewnbwn gan ddarparwyr llety yng Nghymru.

Trwy gymryd rhan a chofrestru ar gyfer ein panel defnyddwyr, byddwch yn ein helpu i wneud penderfyniadau gwybodus a chreu gwasanaeth gwell.

Os ydych chi’n adnabod rhywun a allai fod â diddordeb, rhannwch y blog hwn gyda nhw – bydden ni wrth ein bodd yn clywed ganddyn nhw.

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu os oes angen help arnoch, cysylltwch ag Awdurdod Cyllid Cymru.

Nodwch: Mae popeth rydyn ni’n ei rannu yn waith sydd ar y gweill ar hyn o bryd a gall newid wrth i ni barhau i ddatblygu’r gwasanaeth.

---