Ei gwneud hi’n haws dweud wrthym am eich llety

Post gan Cath, Uwch Ymchwilydd Defnyddwyr, Awdurdod Cyllid Cymru

Sut ydych chi’n dylunio gwasanaeth cofrestru mewn ffordd sy’n gwneud synnwyr i reolwr gwestai, darparwr gwersylla a pherchennog llety gwyliau i gyd yr un pryd? Dyna oedd yr her y gwnaethom osod i’n hunain wrth ailgynllunio adran ‘ynglŷn â’r llety’ y gwasanaeth cofrestru llety ymwelwyr newydd.

Yr adran hon yw’r man lle mae darparwyr yn dweud wrthym beth yw enw eu math o lety, pa fath o lety maen nhw’n ei gynnig, faint o unedau sydd ganddyn nhw, a oes gan yr unedau hynny enwau, y nifer mwyaf o westeion y gallan nhw eu lletya, a phryd maen nhw ar gael ar gyfer eu harchebu.

Er mwyn sicrhau ein bod wedi gwneud hyn yn iawn, buom yn siarad â chymysgedd eang o ddarparwyr llety yng Nghymru, gan gynnwys gwesteiwyr hunanarlwyo, gweithredwyr meysydd pebyll a glampio, rheolwyr gwestai a hosteli, a threfnwyr gwyliau a digwyddiadau.

Read this page in English

Yr hyn a glywsom

Un o’r prif bethau y gwnaethom ei ddysgu yw bod pob math o lety gwahanol yn unigryw, felly mae’r un cwestiynau yn golygu gwahanol bethau i wahanol bobl.

Roedd rhywfaint o’r iaith yr oeddem yn ei defnyddio ddim yn gweithio’n dda ar draws gwahanol fathau o lety. Yn benodol, mae termau fel ‘uned’ yn golygu gwahanol bethau i wahanol ddarparwyr. I westy mae’n ystafell, i hostel, yn wely, ac ar gyfer llety hunan-arlwyo gall yr uned fod yn fflat, yn fwthyn, neu’n dŷ cyfan. Roedd dyluniadau cynnar yn gofyn, ‘oes gennych chi unrhyw unedau wedi’u henwi?’ ond fe ddysgon ni’n gyflym fod y gair ‘uned’ ar ei ben ei hun yn amwys i lawer o bobl, ac nid oedd yn nodi’n glir beth oeddem yn gofyn amdano.

Cwestiwn arall a ofynnwyd gennym i ddechrau oedd ‘faint o bobl all aros yn y llety?’. Roedd hyn yn syml i rywun sy’n rhedeg gwesty neu fwthyn gwyliau, ond yn anodd i rywun sy’n rhedeg gwersyll lle maen nhw’n darparu llety fesul llain, nid fesul gwely. Gallai llain ar gyfer pabell neu garafán gynnig llety i rhwng 1 a 10 o bobl, sy’n ystod eang.

Roedd ein dyluniadau cychwynnol hefyd yn gofyn rhai cwestiynau ar lefel y safle – er enghraifft, pryd mae’r llety ar agor ar gyfer archebion – a rhai cwestiynau ar lefel uned, fel rhestru enwau unedau. Roedd hyn yn achosi dryswch, ac roedd rhai pobl yn ansicr sut i ateb yn gywir.

Beth wnaethom ni newid

Yn seiliedig ar yr adborth hwn, rydym wedi ailgynllunio’r adran ‘ynglŷn â’r llety’ i’w gwneud yn fwy perthnasol i bob math o lety.

Rydym wedi diweddaru’r iaith er mwyn adlewyrchu’n well y termau y mae gwahanol ddarparwyr yn eu defnyddio mewn gwirionedd. Mae’r gwasanaeth bellach yn dangos yr iaith gywir ar gyfer y math cywir o ddefnyddiwr. Er enghraifft, gofyn i westai am eu hystafelloedd, a gofyn i berchnogion hunanarlwyo am eu llety hunanarlwyo.

Rydym hefyd wedi penderfynu caniatáu i ddefnyddwyr sy’n darparu lleiniau amcangyfrif eu capasiti mwyaf. Rydym nawr yn gofyn iddynt yn gyntaf faint o leiniau maen nhw’n eu darparu, sy’n ein galluogi i gyfrifo amcangyfrif bras o gapasiti heb roi pwysau ar ddarparwyr i roi rhif nad yw’n gwneud synnwyr iddyn nhw.

Yn olaf, yn dilyn adborth gan ddefnyddwyr a grwpiau rhanddeiliaid, rydym nawr yn gofyn i ddarparwyr ddweud wrthym faint o unedau sydd ganddynt yn gyntaf, yna’n gofyn cwestiynau dilynol fel enwau unedau a chapasiti. Mae’r strwythur hwn yn ei gwneud hi’n gliriach pa gwestiynau sy’n ymwneud â’r safle a pha rai sy’n ymwneud ag unedau unigol, ac mae’n tywys defnyddwyr drwy’r broses gam wrth gam.

Mae’r newidiadau hyn i gyd wedi’u cynllunio i leihau ansicrwydd a helpu pobl i deimlo’n hyderus eu bod yn rhoi’r wybodaeth gywir. Rydym yn dal i ofyn yr un cwestiynau cyson – ond mewn ffordd sy’n gwneud synnwyr ar gyfer sefyllfa pob darparwr.

Pam mae hyn yn bwysig

Mae’r adran ‘ynglŷn â’r llety’ yn rhan allweddol o’r broses gofrestru. Os yw’n aneglur neu’n anodd ei chwblhau, gall arafu pobl a gwneud i’r broses deimlo’n fwy cymhleth neu ddryslyd nag y mae angen iddi fod. Trwy wrando ar ddefnyddwyr a gwella’r ffordd rydym yn gofyn y cwestiynau hyn, rydym yn gwneud y gwasanaeth yn fwy syml ac yn haws i’w ddefnyddio i bawb.

Cymryd rhan mewn gwaith ymchwil ar ddefnyddwyr

Byddwn yn parhau i wrando a gwneud gwelliannau fel bod y gwasanaeth yn gweithio cystal â phosibl i bawb sydd angen ei ddefnyddio.

Trwy gymryd rhan a chofrestru ar gyfer ein panel defnyddwyr, byddwch yn ein helpu i wneud penderfyniadau gwybodus a chreu gwasanaeth gwell. Mae sesiynau’n anffurfiol, yn gyfrinachol, ac yn canolbwyntio ar ddysgu o’ch profiadau.

Cofrestrwch i gael diweddariadau a’ch hysbysu pan fydd cofrestru’n agor.

Sylwer: Mae popeth rydym yn ei rannu yn waith sydd ar y gweill ar hyn o bryd a gall newid wrth i ni barhau i ddatblygu’r gwasanaeth.